Verwerkersovereenkomst
Versie 1.1, 20 oktober 2026
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Hiigym en geldt automatisch zodra een gym die voorwaarden accepteert, door een abonnement af te sluiten of de app te gebruiken. Een handtekening is niet nodig. Ze regelt hoe Robin Wessels de persoonsgegevens van de leden van de gym verwerkt, zoals artikel 28 van de AVG vraagt. Ze geldt ook voor gyms die de Hiigym Race Timer (timer.hiigym.com) gebruiken met een Coach-, Club- of White-label-plan; lees dan voor "leden" ook atleten, coaches en judges.
1. Partijen
Verwerkingsverantwoordelijke: de gym (de sportschool, studio of club die Hiigym gebruikt), vertegenwoordigd door de eigenaar van het Hiigym-account.
Verwerker: Robin Wessels, eenmanszaak, Else Mauhsstraat 10, 7558 RA Hengelo, KvK 42030276, e-mail info@robinwessels.com.
2. Onderwerp, duur, aard en doel
De verwerker verwerkt persoonsgegevens van de leden van de gym door Hiigym te leveren: software voor ledenadministratie, automatische incasso, rooster en boekingen, een leden-app en communicatie met leden. De verwerking duurt zolang het abonnement loopt, plus de periode van teruggave en verwijdering hieronder. De aard is geautomatiseerd opslaan, ordenen, raadplegen, verzenden (e-mail en push) en verwijderen. Het doel bepaalt de gym: het uitvoeren van lidmaatschappen.
3. Gegevens en betrokkenen
Betrokkenen: leden en oud-leden van de gym, mensen die een proefles aanvragen, betalers (bijvoorbeeld een ouder die voor een kind betaalt) en deelnemers aan challenges, ouders of voogden die meetekenen en leden die in de Race Timer van de gym staan.
Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en adres; IBAN, machtigingsreferentie en tekendatum; lidmaatschappen, contracten, facturen en betaalstatus; boekingen, wachtlijst, check-ins, credits, pauzes en opzeggingen; de digitale handtekening (getypte naam, datum, IP-adres); notities van de gym; taal, e-mailvoorkeur en pushabonnement; de naam van een meetekenende ouder of voogd; herroepingen; uitslagen uit de Race Timer en deelname aan de ranglijst (alleen na opt-in van het lid).
Hiigym is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Zet de gym die toch in een notitie, dan is de gym daar zelf verantwoordelijk voor. Gegevens van kinderen onder de 16 verwerkt de gym alleen met toestemming van een ouder of voogd; bij een digitaal contract van een lid onder de 16 vraagt Hiigym de naam van de ouder of voogd die mee tekent.
4. Instructies
De verwerker verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de gym. De instructies zijn: de functies van Hiigym zoals de gym ze gebruikt, deze overeenkomst en de algemene voorwaarden. Andere instructies geeft de gym schriftelijk. Vindt de verwerker dat een instructie in strijd is met de wet, dan meldt hij dat meteen. De verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doelen en verkoopt ze niet.
5. Geheimhouding
De verwerker houdt de gegevens geheim. Dat geldt ook voor iedereen die hij inschakelt. Toegang tot ledengegevens is er alleen als dat nodig is voor onderhoud, een storing of een hulpvraag van de gym, en wordt vastgelegd.
6. Beveiliging
De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag bij Cloudflare, met één aparte database per gym;
- Mollie-sleutels extra versleuteld met AES-GCM; geheimen staan nooit in de code;
- geen wachtwoorden: inloggen via Google of een eenmalige link, leden alleen via een persoonlijke link, sessies met ondertekende cookies;
- rollen met beperkte rechten (eigenaar, beheerder, coach), controle van de herkomst van elk verzoek en een logboek van handelingen;
- export van alle gegevens op elk moment en automatische verwijdering van demo's en verlopen tokens;
- foutmeldingen zonder persoonsgegevens (Sentry, EU-regio).
De gym zorgt zelf voor veilige accounts van zijn medewerkers en voor de juiste rollen.
7. Subverwerkers
De gym geeft toestemming voor deze subverwerkers:
- Cloudflare, Inc. (VS; datacenters in de EU en wereldwijd): hosting en opslag.
- Brevo (Sendinblue SAS, Parijs, Frankrijk): e-mail aan leden en medewerkers.
- Google Ireland Ltd. (Ierland): inloggen met Google voor medewerkers.
- Sentry (Functional Software, Inc., EU-regio): foutmeldingen, zonder ledengegevens.
- Apple, Google en Mozilla: pushdiensten, alleen lege pushberichten.
Mollie (Mollie B.V., Amsterdam) is geen subverwerker van de verwerker: de gym koppelt zijn eigen Mollie-account en sluit zelf een overeenkomst met Mollie. Stripe verwerkt alleen de bedrijfsgegevens van de gym voor het Hiigym-abonnement, geen ledengegevens.
Wil de verwerker een nieuwe subverwerker inschakelen, dan meldt hij dat minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de eigenaar van het account. De gym kan binnen die tijd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de gym het abonnement beëindigen per de datum waarop de nieuwe subverwerker start. De verwerker legt elke subverwerker dezelfde plichten op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de gym verantwoordelijk.
8. Doorgifte buiten de EU
Gegevens worden alleen buiten de EU verwerkt via de genoemde subverwerkers, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Sentry gebruikt de verwerker in de EU-regio.
9. Datalekken
Ontdekt de verwerker een inbreuk op de beveiliging die ledengegevens raakt (datalek), dan meldt hij dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking per e-mail aan de eigenaar van het account. De melding bevat wat er bekend is: wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, wat de gevolgen kunnen zijn en wat er al is gedaan. Wat later bekend wordt, volgt zo snel mogelijk. De gym beslist of ze het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen; de verwerker helpt daarbij.
10. Hulp bij verzoeken van betrokkenen
Hiigym biedt de gym de middelen om verzoeken van leden zelf af te handelen: inzage, correctie, export en verwijdering per lid in de app. Krijgt de verwerker zelf een verzoek van een lid, dan stuurt hij dat binnen 5 werkdagen door naar de gym en handelt het niet zelf af. De verwerker helpt de gym waar redelijk bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij vragen van de toezichthouder. Werk dat buiten de functies van de app valt, brengt de verwerker na overleg tegen uurtarief in rekening.
11. Controle
De verwerker laat met rapportage zien dat hij zich aan deze overeenkomst houdt: op verzoek, hooguit één keer per jaar, geeft hij een schriftelijke beschrijving van de beveiligingsmaatregelen, de subverwerkers en de datalekken van dat jaar (zelfverklaring). Heeft de gym een gegronde reden om te twijfelen, dan mag ze een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige onder geheimhouding, 30 dagen vooraf aangekondigd, tijdens kantooruren en op kosten van de gym, tenzij de audit een ernstige tekortkoming aantoont.
12. Einde: teruggave en verwijdering
Stopt het abonnement, dan kan de gym nog 30 dagen alle gegevens exporteren in één bestand. Daarna verwijdert de verwerker alle ledengegevens van de gym, ook bij de subverwerkers, binnen 30 dagen na het einde. Alleen wat de verwerker wettelijk moet bewaren, zoals zijn eigen facturen aan de gym, blijft staan. Op verzoek bevestigt de verwerker de verwijdering schriftelijk. De eigenaar van de gym kan alles ook meteen zelf verwijderen in de app (Instellingen, Gym verwijderen).
13. Aansprakelijkheid en overig
Voor aansprakelijkheid geldt de beperking uit de algemene voorwaarden. Elke partij draagt zelf de boetes die een toezichthouder haar oplegt voor haar eigen overtreding. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen gaan naar de bevoegde rechter in Nederland. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst vóór waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Wijzigingen kondigen we 30 dagen vooraf aan, zoals in de algemene voorwaarden.