Ledenadministratie voor je sportschool

Wat hoort er in je ledenadministratie?

Per lid heb je zes dingen nodig. Samen vertellen ze wie er traint, wat hij betaalt en of dat lukt.

• Gegevens: naam, e-mail, telefoon en geboortedatum.
• Lidmaatschap: welk abonnement, de prijs en de termijn (maand, 4 weken, jaar).
• Contract: startdatum, eventuele einddatum, opzegtermijn en pauzes.
• Machtiging: IBAN, mandaatreferentie en tekendatum voor de incasso.
• Betalingen: elke factuur met status: betaald, open of mislukt.
• Bezoeken: check-ins en boekingen, zodat je ziet wie afhaakt.

Excel, losse tools of software?

Met twintig leden werkt een spreadsheet prima. Het kantelpunt ligt meestal rond de vijftig leden of bij de eerste automatische incasso. Vanaf dan kost het narennen van betalingen, wijzigingen en wachtlijsten meer tijd dan software kost.

Drie signalen dat het tijd is: je zoekt elke maand uit wie er niet betaalde, leden mailen je voor elke afmelding, en je weet niet precies hoeveel actieve leden je hebt.

Waar toets je software op?

1. Zie je per lid alles op één scherm, inclusief betalingen?
2. Loopt de incasso automatisch, op je eigen rekening?
3. Krijg je een lijst van mislukte incasso's, met herinneringen voor het lid?
4. Regelen leden zelf boeken, afmelden, pauzeren en opzeggen?
5. Kun je alles exporteren, op elk moment?
6. Betaal je per lid, of een vaste prijs?

Hiigym doet dit allemaal: bekijk de functies voor ledenbeheer.

Zo zet je je leden over zonder dat ze iets merken

De overstap kost leden het meeste gedoe als ze opnieuw moeten tekenen. Dat hoeft niet: met de IBAN, de oude mandaatreferentie en de tekendatum neem je bestaande machtigingen over. Elk lid krijgt daarna één persoonlijke link en zit in de app. Zo werkt de overstap bij Hiigym.

Wat kost een ledenadministratie?

Veel pakketten rekenen per lid of per staffel. Hiigym rekent een vaste prijs per maand: €99 tot 300 leden, €149 tot 600 en €199 daarboven. Daarnaast betaal je Mollie €0,35 per geslaagde incasso, rechtstreeks. Voor een gym met 200 leden is dat rond €99 plus €70 per maand. Bereken je eigen prijs.